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Prozessmanagement

Die Prozesse rund um die Medizin erfordern exaktes Augenmaß. Prozessmanagement bedeutet für uns: Prozesse genau zu analysieren, strukturiert zu gestalten und konsequent umzusetzen.

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Von der Aufnahme bis zur Entlassung

Der regulatorische Aufwand durch die Vorgaben des G-BA steigen, der Personalmangel drückt und Digitalisierungsthemen, wie das KHZG machen neue Strukturen und Abläufe notwendig. Dabei geht es in erster Linie immer um eine gute medizinische Versorgung.

Neue Konzepte, wie die selbstorganisierte Station, entstehen, um einerseits die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen und um andererseits im Sinne der Patientinnen und Patienten schneller und flexibler agieren zu können. Denn Prozesse von vor 20 Jahren mit der Geschwindigkeit von heute sind nicht alltagstauglich und müssen dringend generalüberholt werden. Die Analyse und Optimierung der medizinischen und pflegerischen Prozesse ist daher ein wesentlicher Bestandteil aller Sanierungs- und Stabilisierungsmaßnahmen im Krankenhaus.

Die Rolle des G-BA für das Prozessmanagement

Die Richtlinien des G-BA stellen Qualitätsstandards für die Arbeit am Patienten dar. Um diese Standards zu erfüllen, sind die Klinikbetreibenden gezwungen einen erhöhten Dokumentationsaufwand zu betreiben, um die Nachweisbarkeit sicherzustellen. In Zeiten von Fachkräftemangel erschwert das allerdings die Arbeit an Patientinnen und Patienten zusehends. Umso essenzieller sind intelligente „weiße Prozesse“, die es den ärztlichen und pflegerischen Teams möglich machen, einerseits ausreichend Zeit für den Patientinnen und Patienten zu haben und andererseits alle Dokumentationsvorgaben abzubilden.

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Prozesse rund um die Patientinnen und Patienten reorganisieren.

Der Reorganisationsaufwand ist in den letzten Jahren stetig gewachsen. Der hohe ökonomische Druck, Kennzahlen wie die Verweildauer, aber auch Konflikte im Team, machen es notwendig einen Blick auf Bereiche wie beispielsweise AEMP, OP und ZNA zu werfen. Dabei wird die gesamte Ablauforganisation betrachtet.

Unser Team aus ehemaligen Pflegekräften und Bereichen wie dem OP-Management hat eine hohe Fachexpertise. Daher legen wir besonderen Fokus auf die Schnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen, die interprofessionelle Zusammenarbeit und den Aufbau neuer Standards und Dokumentationen, die bisher noch nicht ausreichend oder vollumfänglich vorhanden sind.

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Typische Projekte rund um das Prozessmanagement

Aufbereitungseinheit für Medizinprodukte (AEMP)

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit von chirurgischem Instrumentarium und den notwendigen Geräten für den OP, muss die Schnittstelle in die AEMP entsprechend gut funktionieren. Auch die enge Zusammenarbeit mit der Medizintechnik und der Materialwirtschaft spielt in den Projekten immer wieder eine Rolle.

Häufig sind wir Partner bei der Reorganisation der AEMP, der Qualitätssicherung und in haftungsrechtlichen Fragestellungen. Darüber hinaus unterstützen wir bei der Prozessorganisation, dem Reparaturmanagement oder auch der Etablierung eines IT-Systems in der AEMP.

Immer im Blick haben wir dabei die Umsetzungsmöglichkeiten – dafür steht Oberender: keine Phantasien, sondern realitätsnahe Empfehlungen, bei deren Umsetzung wir behilflich sind, wenn von Ihnen gewünscht.

Intensivstationen

Als Dreh- und Angelpunkte mit Schnittstellen zu fast allen anderen Bereichen der Klinik (wie z. B. OP, ZNA, Diagnostik, Allgemeinstationen) sind die Intensivstation mit enormem Potential wie Herausforderungen belegt. Große Anforderungen an Personal, Patient und Struktur des Bereiches treffen auf gewachsene Strukturen in einem dynamischen Umfeld. Eine strukturierte Analyse der Prozesse, eine Aufbereitung relevanter Kennzahlen und ein Prozessdesign, das Anpassungen an sich stetig ändernde Anforderungen möglich macht, sind hier Schlüsselfaktoren zum Erfolg.

OP-Management

Der OP als elementarer Bestandteil eines Krankenhauses sollte effizient und wirtschaftlich gestaltet sein. Unsere Expertise im OP umfasst zahlreiche Themenfelder sowie alle Schnittstellen. Unser Portfolio umfasst die Reorganisation des OPs, die Erhebung und Optimierung von Reportings und Kennzahlen sowie das Qualitätsmanagement und die Begleitung rund um gesetzliche Bestimmungen.

Sie haben Fragen zur Optimierung Ihrer Sachkosten, zum Notfallmanagement oder benötigen eine Interims-Lösung für Ihr OP-Management? Sprechen Sie uns an.

Als Ergänzung unseres Portfolios bieten wir das OP-Live-Tool als innovatives Steuerungsinstrument für Ihren OP-Bereich an.

Stationen

Die bewusste Patientenerfahrung, ein wesentlicher Teil der Wertschöpfung und der größte Personalaufwand finden maßgeblich in den stationären Einheiten statt. Es ist eine der zentralen Aufgaben des Managements, die Prozesse mit den unterschiedlichsten Fachrichtungen oder interdisziplinären Einheiten rund um Patient, Personal und Medizin darzustellen und zu organisieren. Beispielsweise mit der Optimierung der Entlass-Zeitpunkte, Visitenzeiten und Sicherstellung der Grenzverweildauer – all dies einhergehend mit einer fach- und sachgerechten Dokumentation.

  • Markt und Wettbewerbsanalysen
  • Stellungnahmen zu vorliegenden Konzepten und Planungsrechnungen
  • Analysen und Stellungnahmen zu regulatorischen Rahmenbedingungen des Gesundheitswesens, Entwicklungen bei Kostenträgern, Veränderungen im DRG System etc.

Zentrales Belegungsmanagement / Zentrale Patientenaufnahme (ZBM / ZPA)

Um den elektiven Aufnahmeprozess für Patientinnen und Patienten, Mitarbeitende und Kliniken zukunftssicher zu gestalten, begleiten wir Sie gerne in der Umsetzung des Projektes zur Etablierung eines Zentralen Belegungsmanagements und einer Zentralen Patientenaufnahme:

  • Ist- Analyse mittels Prozessbeobachtung, Interviews und Auswertung von Kennzahlen
  • Erstellung einer nachhaltigen Soll-Konzeption inkl. gemeinsamer Erarbeitung von Organisationshandbüchern
  • Implementierung der Soll-Konzeption und Umsetzungsbegleitung

Zentrale Notaufnahme (ZNA)

Die zentrale Notaufnahme stellt das Einfallstor für Ihre Patientinnen und Patienten dar. Bestrebungen nach einer bestmöglich strukturierten und gut funktionierenden Notaufnahme sind daher im Sinne einer hohen Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit sinnvoll und mit Inkrafttreten des G-BA Beschlusses zur gestuften Notfallversorgung zudem betriebswirtschaftlich notwendig. Fragestellungen, bei denen wir Sie unterstützen, sind beispielsweise:

  • Begleitung bei der Umsetzung des G-BA Beschlusses
  • Einführung der Triagierung in der zentralen Notaufnahme
  • Auswahl und Implementierung einer geeigneten Notaufnahme-Software
  • Einführung eines gemeinsamen Tresens
  • Optimierung und Erweiterung der digitalen Strukturen zu internen Schnittstellen (z.B. Radiologie)
  • Anpassung der Kapazitäten an das Leistungsgeschehen
  • Aufbau eines kennzahlengestützten ZNA-Managements
  • Optimierung von Dokumentation, Abrechnung und MDK-Management
  • Begleitung bei Veränderungen der Aufbauorganisation

Erweitertes Spektrum

Über unsere anderen Kompetenzfelder hinaus sind wir durch jahrelange Praxiserfahrung an vielen weiteren Projekten im Krankenhaus beteiligt. Auch hier unterstützt unser Prozessmanagement-Team Sie gerne:

  • Labororganisation
  • Etablierung digitaler Prozesse (PDMS, Dashboard, Schulungs- und Schnellinformationsplattformen)
  • Prozessorganisation
  • Change-Management
  • Arbeitszeit- und Ausfallmanagement
  • Schnittstellenoptimierung
  • Tagesklinik / ambulantes operieren
  • Nurse-Led-Care
  • Unterstützung bei Zertifizierungen
  • Patientenlogistik
  • Speisenversorgung
  • Ist- Analyse mittels Prozessbeobachtung, Interviews und Auswertung von Kennzahlen
  • Erstellung einer nachhaltigen Soll-Konzeption inkl. gemeinsamer Erarbeitung von Organisationshandbüchern
  • Implementierung der Soll-Konzeption und Umsetzungsbegleitung
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Wichtige Projektschritte und Meilensteine rund um das Prozessmanagement

In unserer Zusammenarbeit liegt das Ziel nicht auf schnellen „Quick-Wins“, sondern auf einer langfristigen strategischen Neuausrichtung Ihres Krankenhauses. Dennoch entstehen bei der Analyse und Betrachtung einer Klinik häufig Ideen für weiterführende Optimierungen, die wir gerne parallel näher beleuchten. Ein Beispiel hierfür kann ein gezielter Bedarf in der Personalakquise sein.

Im Prozessmanagement folgt unsere Projektmethodik Ihren Anforderungen. In einem sogenannten Quick-Check bekommen wir innerhalb weniger Projekttage erste Erkenntnisse über ihren Reorganisationsbedarf. Mit einem pragmatischen Vorgehen sorgen wir für Transparenz und schnelle Ergebnisse. Dafür sitzen wir wenig am Schreibtisch, sondern unterstützen vor Ort, beispielsweise direkt am OP-Tisch. Im Durchschnitt arbeiten wir etwa 6 Monate zusammen, wobei sich der genaue Zeitraum immer nach der individuellen Aufgabenstellung richtet.

Im gemeinsamen Kick-off konkretisieren wir die Zielstellung und klären die Vorgehensweise im Projekt. Sie stellen uns die wichtigsten Kennzahlen aus Ihrem Hause zur Verfügung, sodass wir eine Datenanalyse vornehmen. Diese Daten wie beispielsweise der Marktanteil für bestimmte Leistungsbereiche werden dann mit den Leistungserbringern abgestimmt.

In Workshops und Einzelinterviews mit Verantwortlichen aus der Medizin sowie den pflegerischen und den therapeutischen Bereichen klären wir Wünsche und Entwicklungsmöglichkeiten. Interaktiv sprechen wir über operative Hindernisse in den einzelnen Abteilungen. Dabei ist es unseren Experten wichtig, Betroffene zu Beteiligten zu machen. Gerne greifen wir dafür auf Methoden aus dem systemischen Coaching zurück.

Optimierungsvorschläge werden von uns nach Handlungsfeldern strukturiert und priorisiert. Mit viel praktischer Erfahrung begleiten wir die Umsetzung der vorgestellten Maßnahmen direkt vor Ort beim Kunden.

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Kompetenzen für Ihren Erfolg

Um den Anforderungen an ein solides Prozessmanagement gerecht zu werden, benötigt es wichtige Kernkompetenzen und tiefe Einblicke ins Krankenhausmanagement. Dadurch, dass die Oberender AG deutschlandweit mit der Führung von Krankenhäusern betraut ist, kennen wir die Umsetzungswahrscheinlichkeiten und wissen genau, welche Konzepte nicht nur auf dem Papier gut klingen, sondern auch wirklich realisierbar sind. Weiterführende Experten, eigene Datenbanken und ein tiefes Wissen um die Strukturen im Krankenhausmarkt bringen wir selbstverständlich in der Zusammenarbeit mit ein.

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Hohes Marktverständnis

Durch unsere Managementmandate haben wir einen tiefen Einblick in die Krankenhausstrukturen und arbeiten eng mit der jeweiligen Kommunalpolitik zusammen.

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Breite Datengrundlage

Das Oberender Research Institut erhebt, analysiert und validiert Daten aus unseren Projekten und Mandaten. Daraus entstehen Studien zu individuellen Fragestellungen.

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Verknüpfte Units

Unsere Experten-Teams arbeiten eng zusammen, um spezifisches Knowhow ins Projekt einfließen zu lassen. Häufig wird z.B. unsere Digital-Unit einbezogen.

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Sprechen Sie mit den Expertinnen und Experten.

Mit unserer Expertise geben wir Ihnen keine schönen bunten Bildchen an die Hand, sondern umsetzbare Strategien, die Ihr Krankenhaus zukunftsfähig machen.

Oberender - Krankenhausberatung - Klinikberatung - Team - Jochen Baierlein

Jochen Baierlein

Vorstand