Wenn Recruiting-Prozesse mit der Organisation nicht mehr Schritt halten.
In einem regionalen Gesundheitsverbund mit Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen sowie Reha- und Therapieangeboten waren die Recruiting-Strukturen und das bestehende Bewerbermanagementsystem nicht mehr durchgängig auf die Anforderungen der Einrichtungen ausgerichtet.
Abstimmungen liefen häufig dezentral, Zuständigkeiten waren nicht durchgängig klar geregelt und die Fachbereiche nur eingeschränkt in die systemgestützten Abläufe eingebunden. Dadurch entstanden Prozessbrüche, zusätzlicher Koordinationsaufwand und ein insgesamt wenig einheitliches Vorgehen.
Vor diesem Hintergrund fiel die Entscheidung, Prozesse und Systemfunktionen nicht punktuell zu reparieren, sondern grundlegend zu überarbeiten und gemeinsam weiterzuentwickeln.
Ein gemeinsames Zielbild statt vieler Einzellösungen.
Gemeinsam mit der Leitung des Klinikverbunds entstand ein klares Bild des künftigen Recruitings: ein durchgängiger, transparenter Prozess mit eindeutigen Rollen und einer Systemunterstützung, die im Arbeitsalltag wirklich trägt. Daraus leiteten sich die Schwerpunkte der Zusammenarbeit ab.
- Einen durchgängigen Recruiting-Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bewerbungsbearbeitung definieren und vereinheitlichen
- Einen verbindlichen Freigabeprozess für Stellenbedarfe und Ausschreibungen integrieren
- Das Bewerbermanagementsystem funktional an die tatsächlichen Anforderungen anpassen
- Die Fachbereiche aktiv in die operative Bewerbungsbearbeitung einbinden
- Alle beteiligten Nutzergruppen schulen und befähigen
- Zentrale Recruiting-KPIs als Grundlage für Steuerung und Erfolgsmessung etablieren
Vom Prozessverständnis zur gelebten Systemnutzung.
Das Vorgehen war eng aufeinander abgestimmt und wurde in regelmäßigen Terminen nachgehalten: von der Analyse über die gemeinsame Definition bis zur Verankerung im Alltag.
SCHRITT 01
Prozessanalyse und Zielbild
Zu Beginn analysierten wir die bestehenden Recruiting-Abläufe und die Nutzung des Bewerbermanagementsystems. Prozessbrüche, unklare Zuständigkeiten und funktionale Lücken wurden sichtbar, ebenso die Steuerungsgrößen, mit denen sich die spätere Wirkung der Anpassungen messen lässt.
SCHRITT 02
Prozessdefinition und Systemkonzept
Auf dieser Grundlage definierten wir die künftigen Abläufe von der Bedarfsmeldung bis zur Bearbeitung der Bewerbungen und konkretisierten die fachlichen Anforderungen an das System, insbesondere für Freigabeprozesse, Rollenlogiken und die Einbindung der Fachbereiche.
SCHRITT 03
Abstimmung mit dem Systemanbieter
In regelmäßigen Terminen mit dem externen Anbieter übersetzten wir die Anforderungen in systemseitige Lösungen: angepasste Kernfunktionen, abgebildete Nutzerrollen und Rechte, praxisnahe Umsetzbarkeit und Transparenz über Prozessstände und Bearbeitungszeiten.
SCHRITT 04
Schulung der Nutzergruppen
Recruiterinnen und Recruiter sowie Fachbereichsverantwortliche aus verschiedenen Berufsgruppen wurden gezielt auf die neuen Prozesse und Funktionen vorbereitet. Neben der Anwendung des Systems stärkten wir das gemeinsame Verständnis von Rollen, Zuständigkeiten und Zusammenarbeit.
SCHRITT 05
Einführung und Begleitung
Die Einführung begleiteten wir eng und hielten sie in regelmäßigen Abstimmungen nach. Rückmeldungen aus der Praxis wurden früh aufgegriffen, Anpassungsbedarfe identifiziert und die Nutzung im Alltag schrittweise stabilisiert. So verankerte sich das System nachhaltig in den Einrichtungen.
Nachhaltige Veränderung gelingt, wenn Prozesse, Systeme und Menschen zusammengeführt werden. Eva Hierz · Beraterin Oberender AG & Projektleitung
Was sich verändert hat.
Nach der intensiven Projektphase arbeitet der Verbund mit klar definierten Abläufen, einem passenden System und einer belastbaren Steuerungsgrundlage. Die wichtigsten Wirkungen auf einen Blick:
- Mehr Transparenz im Prozess: klare Abläufe von der Bedarfsmeldung über die Freigabe bis zur Bearbeitung der Bewerbung.
- Kürzere Durchlaufzeiten: schnellere Bearbeitung von der Bedarfsmeldung bis zur Veröffentlichung der Ausschreibung.
- Stärkere Systemunterstützung: Funktionen passgenauer an den Arbeitsalltag angepasst.
- Bessere Zusammenarbeit: Recruiting und Fachbereiche arbeiten verbindlicher und effizienter zusammen.
- Höhere Nutzerakzeptanz: Fachbereiche sind aktiver und sicherer in die Nutzung eingebunden.
- Verkürzte Reaktionszeiten: Bewerberinnen und Bewerber erhalten schneller Rückmeldung.
- Messbare Steuerung: Recruiting-KPIs schaffen eine belastbare Grundlage für die weitere Optimierung.
Fazit und Ausblick.
Nachhaltige Veränderung gelingt, wenn Prozesse klar definiert, Systeme bedarfsgerecht weiterentwickelt und alle beteiligten Nutzergruppen eng einbezogen werden. Durch die enge Begleitung, die systematische Abstimmung mit dem Anbieter und gezielte Schulungen konnte die Umsetzung im Verbund nachhaltig verankert werden.
Für die weitere Entwicklung empfiehlt sich, die definierten Recruiting-KPIs im Regelbetrieb fortlaufend auszuwerten und als Grundlage für weitere Optimierungen zu nutzen, damit aus einem einmaligen Projekt eine dauerhaft steuerbare Funktion wird.
